Contabilidad analítica en extractos bancarios

La primera mejora a presentar, es la posibilidad de imputar gastos/ingresos en la contabilidad analítica ¡directamente desde los extractos bancarios!

podremos contabilizar analíticamente aquellos pequeños gastos para los que no registramos factura (como comisiones bancarias).

Una vez instalado el módulo (disponible en los extra-addons de OpenERP), nos aparecerá una nueva columna ("Cuenta Analítica") en los extractos bancarios que nos permitirá seleccionar la cuenta a la que queremos imputar la el gasto/ingreso:

Cuando se confirme el extracto bancario, los asientos creados automáticamente incluirán, asociada a la línea de ingreso/gasto, la imputación en la cuenta analítica:

Hojas de caja en OpenERP

La segunda funcionalidad a comentar, es la nueva herramienta de "hojas de caja", que no es más que una versión simplificada y optimizada de los extractos bancarios, que nos permitirá hacer gestiones de caja con mayor facilidad.

El módulo pxgo_cash_statement nos añade una nueva entrada en los menús de codificación de asientos, justo a continuación de la opción de extractos bancarios, que nos permitirá acceder a la nueva vista de hoja de caja:

El formulario de "Asientos por hojas de caja", es una especie de extracto bancario minimalista, que elimina todos los campos superfluos y a cambio añade "tipos de línea" predefinibles. Estos tipos de línea permiten esconder la complejidad de las operaciones a los usuarios, que no tendrán que preocuparse por "qué número de cuenta usar" sino que en su lugar verán una lista personalizada de conceptos:

Totalmente configurable

La funcionalidad de las hojas de caja es totalmente configurable. Por un lado podremos establecer qué diarios financieros queremos ver en las hojas de caja:

Por otro lado, podremos definir los conceptos a usar en las líneas de caja en la configuración de la contabilidad financiera:

Los conceptos nos permiten preestablecer la cuenta contable, la cuenta analítica (si está instalado el módulo pxgo_cash_statement_analytic), el tipo de movimiento (deposito/retirada) la empresa asociada e incluso la descripción, que se usarán en la línea de caja:

Aun más, dado que cada tipo de línea, define si es una retirada o depósito en caja, OpenERP es capaz de corregirnos si introducimos una cantidad incorrecta (una salida de caja siempre debería ser negativa, y una entrada en caja positiva).

Ejemplo: Cobro de una factura por caja

Veamos un ejemplo práctico: El cobro de una factura en efectivo.

Supongamos que tenemos una factura pendiente de cobro como la siguiente, y el cliente ha venido a pagárnosla en efectivo:

Cuando el cliente nos entregue el dinero, daremos de alta la entrada en caja.

Para ello nos habremos creado un concepto "cobro factura" de tipo depósito. Da igual la cuenta contable asociada al concepto (por ejemplo una 555 Partidas pendientes de aplicación), puesto que al seleccionar el cliente se tomará su "cuenta contable a cobrar".

Creamos una hoja de caja (si no hay ninguna en borrador), añadimos una nueva línea y:

1. Seleccionamos el concepto "Cobro factura":
   

   

   
   
2. Escribimos la cantidad:
   

   

   
   
3. Seleccionamos el cliente:
   

   

   
   

Y listo, ¡no necesitamos cubrir ningún otro dato ni preocuparnos por los detalles!
La hoja de caja, una vez confirmada (tras hacer recuento al final del día), queda así de limpia y clara:

Conciliación de la factura

Por supuesto con dar entrada en caja no basta para que las facturas queden marcadas como pagadas (no hemos indicado en ningún momento a que factura se correspondía el abono, y la cantidad recibida ni siquiera tienen que corresponderse con una factura concreta), pero el trabajo adicional es mínimo (y ni siquiera tiene que ser realizado por la misma persona que registra las entradas/salidas de caja).
Sencillamente, tras cerrar las cajas, abriremos el asistente de conciliación automática:

Si es la primera vez (recordemos podemos guardar los valores del asistente para veces futuras), seleccionamos las cuentas de los clientes y proveedores, y los parámetros para los posibles redondeos (en la imagen se admite un redondeo máximo de 1 céntimo que irá para la cuenta "669 Otros gastos financieros").

Y ejecutamos el asistente, que tras unos segundos nos avisará del número de elementos conciliados, y pendientes de conciliación:

¡Ya está!, si volvemos a la factura original, podemos comprobar como aparece conciliada:

Y en la pestaña de pagos, podremos ver el ingreso antes realizado en caja:

Contabilidad analítica en hojas de caja

Por último, queda el módulo pxgo_cash_statement_analytic, que permite añadir a las hojas de caja la posibilidad de establecer una cuenta analítica, tal y como mostrábamos en el primer punto del post para los extractos bancarios.
Esto nos permitirá, como decíamos, contabilizar analíticamente (si queremos) aquellos pequeños gastos para los que no registramos facturas.
Con el módulo instalado, podremos preestablecer la cuenta analítica en los conceptos (tipos de línea) de hoja de caja:

De esta forma la cuenta analítica será utilizada automáticamente al escoger el concepto. Aunque siempre podremos establecerla a mano si lo deseamos desde la vista formulario de las líneas de hoja de caja (vista desde la que, por cierto, también podemos otros datos que normalmente están ocultos en las hojas de caja):

Actualización: Saldos acumulados en extractos bancarios

Continuamos mejorando poco a poco OpenERP :) Esta vez añadiendo un módulo (pxgo_bank_statement_running_balance) que nos permitirá ver los saldos acumulados en los extractos bancarios. Algo de tremenda utilidad a la hora de detectar incoherencias entre nuestros datos y el banco.